Slipper kundene inn i arbeidsflyten

Hos Zoom Grafisk er kundesenter og førtrykksavdeling slått sammen til én avdeling. Ikke så unaturlig, siden den digitale kommunikasjon med kundene blir stadig viktigere. Nå gjennomfører drammensbedriften nye, viktige grep for ytterligere å forbedre grensesnittet mot kundene.

Enklere grensesnitt
Zoom Grafisk er i godt selskap når de opplever at kundene ønsker enklere kommunikasjon med trykkeriet. Prosesser som overføring av PDF-dokumenter, godkjenning av sider og endringer av produksjonsdata er kritiske for en vellykket produksjon, og det er mye å spare for både kunde og trykkeri om dette "går på skinner". Zoom Grafisk ønsket å forbedre disse prosessene, og hadde også en internettbasert mediedatabase på ønskelisten.

– Vi startet letingen etter aktuelle løsninger allerede på Drupa i 2004, og har brukt to år på prosessen fordi vi ville være sikre på å gjøre et riktig valg, forteller Ari Hauksson, daglig leder i Zoom Grafisk. Med to Creo platesettere og Prinergy arbeidsflyt fra tidligere, var det naturlig å se nærmere på hva Kodak kunne tilby. Etter å ha evaluert ulike løsninger, bestemte de seg for å satse på EyeMedia og Teamworks fra Kodak. – Disse verktøyene er utviklet for webportalen Insite som vi allerede benytter. Dermed sikrer vi en smidig overgang til en ny og forbedret arbeidsflyt, forteller han.

Styrker posisjonen
Etter at testkjøringen er gjennomført, ser førtrykksoperatør Frode Jensen at de nye modulene forenkler kommunikasjonen med kundene. – Nå får både vi og kunden oversikt over alle produksjonsjobber, og vi ser umiddelbart hvilke sider som er godkjent. Tilbakemeldingene fra de første kundene er at de opplever den nye arbeidsflyten som smidigere og mer fleksibel enn tidligere, sier han. Prikken over i-en er det nye mediebiblioteket EyeMedia, der kundene kan lagre bilder og andre dokumenter. Kundesenteransvarlig Tore Nilsen er ikke i tvil om at de på denne måten tilfører kundene en merverdi til eksisterende tjenester.

– Mediedatabasen forenkler gjenbruk av bilder og andre dokumenter, og vi forventer at den vil bidra til økt kundelojalitet. Samtidig forenkles prosesser som filoverføring, kommentering og godkjenning, og vi forsterker vår posisjon i kundens verdikjede. Kundene kan nå utføre sin del av arbeidet når og hvor det passer dem, forteller han.

Forenklet prøvetrykk
Papirbasert prøvetrykk forsinker produksjonsprosessen og er kostbart både i fremstilling og distribusjon. I sin nye arbeidsflyt erstatter Zoom Grafisk nå den papirbaserte "blåkopien" med digitalt skjermprøvetrykk. Ari Hauksson ser at dette gir fordeler både for kunden og trykkeriet. – Kunden godkjenner nå en "digital blåkopi" av sideutskytningen, og samme fil er også tilgjengelig for trykkeren. Tradisjonelt kontraktsprøvetrykk benytter vi kun for krevende jobber som f.eks. kunstbøker, mens det er mindre aktuelt for tidsskriftkunder og andre som bruker oss på fast basis, forteller Hauksson.

Gode erfaringer
Når Zoom Grafisk nå tar i bruk Kodaks arbeidsflytverktøy hele veien fra PDF-mottak til plateproduksjon, er det vel vitende om at bedriftens førtrykksavdeling gjør seg avhengig av én leverandør. Ari Hauksson og kollegene hans erkjenner at det kan være farlig å "legge alle eggene i samme kurv", men forsikrer at de likevel sover godt om natten. – Vi har gjennom mange år erfart at Creo tar ansvaret hvis noe ikke fungerer som det skal. Vår erfaring med Kodak som plateleverandør er også utelukkende positiv, så vi forventer at kundeservicenivået fortsetter på det nivået vi er vant med. Derfor er Kodak en av svært få leverandører vi ville ta sjansen på å gjøre oss så avhengige av, presiserer Hauksson.

Zoom Grafisk AS, etablert år 2000.
Arktrykkeri i Drammen med 14 trykkverk, egne avdelinger for digitaltrykk og internettpublisering. 35 ansatte omsetter årlig for rundt 53 mill. kroner. Produksjon av blant annet tidsskrifter, bøker og reklametrykksaker.

Kodak/Creo-utstyr: To CPT-systemer med Prinergy RIP og arbeidsflyt, Matchprint prøvetrykk, Insite web-basert portalløsning.

Aktuell med: EyeMedia mediadatabase og TeamWorks prosjektstyringsløsning.

Insite: Web-basert portalløsning for styring av jobber under produksjon, kundegrensesnitt for godkjenningsprosesser, digitalt prøvetrykk, endringer og ordreoppfølging.

EyeMedia: Internettbasert mediedatabase (Media Asset Management) for arkivering og gjenfinning av bilder, tidligere benyttede dokumenter m.m.

TeamWorks: Prosjekthåndtering og oppfølging av jobber.

Kundereportasje for Kodak av: Egil Smalberget